Les fonctions

Qu'est-ce qu'une fonction ?

Au-delà des opérateurs arithmétiques, Excel nous propose un large choix de fonctions. Une fonction est une formule toute prête permettant de réaliser des opérations en ne saisissant que les données du calcul.

Il existe des centaines de fonctions très pratiques qui vous permettront :

• d'effectuer une somme, une moyenne, déterminer la valeur minimum d'une série de données, ou la valeur maximum
• d'effectuer des calculs en fonction d'un ou plusieurs critères
• d'effectuer des calculs logiques
• de rechercher des données
• de manipuler des données de type texte
• etc...

Les fonctions sont classées par catégories :

• Maths et trigonométrie
• Statistiques
• Finance
• Texte
• Date et heure
• Recherche et référence
• Base de données
• Logique
• Ingénierie
• Cube
• Informations
• Compatibilité
• Web

Vous découvrirez plus en détail dans la suite de ce cours les fonctions Texte, Date et heure, Recherche, Somme.Si et Somme.Si.Ens notamment.

Dans l'immédiat, intéressons-nous à la façon d'insérer une fonction dans une cellule.

Premières fonctions : SOMME et MOYENNE

Pour introduire l'utilisation des fonctions, prenons un exemple simple avec une addition.

Plutôt que saisir une longue formule de calcul du type =A1+A2+A3+A4+A5+A6, la fonction SOMME nous permet de saisir simplement =SOMME(A1:A5). Les deux formules sont équivalentes, mais la seconde est très rapide à saisir. A1:A5 indique la plage de cellule à additionner. En français courant, la formule peut se lire : «  additionne le contenu des cellules de A1 à A5  ».

Plutôt que taper A1:A5, nous pouvons également sélectionner la plage de cellule au cours de la saisie, ce qui est plus simple et intuitif :

La fonction MOYENNE fonctionne de façon similaire. Comme son nom l'indique, elle permet de calculer la moyenne des valeurs fournies en argument.
Ainsi, plutôt que saisir la formule classique pour calculer une moyenne =(A1+A2+A3+A4+A5)/5, nous pouvons utiliser =MOYENNE(A1:A5).

Une fonction peut travailler sur plusieurs onglets à la fois ! Imaginons que vous disposez de plusieurs tableaux, tous identiques mais contenus dans des onglets différents. Vous souhaitez en faire l'addition. Simplifiez-vous la vie, et découvrez la solution la plus efficace dans cet article !

Insérer une fonction

Excel nous propose plusieurs méthodes pour insérer une fonction dans une cellule.

Saisie directe dans la barre de formules

Nous avons déjà vu cette méthode en découvrant les fonctions SOMME et MOYENNE.

• Sélectionnez la cellule qui doit contenir le calcul
• Tapez le signe =
• Commencez à taper les premiers caractères de la fonction à insérer, Excel va afficher une liste des fonctions commençant par ces lettres :

• Cliquez sur le nom de la fonction dans la liste (ou déplacez-vous dans la listes avec les flèches du curseur ↑ et ↓, puis appuyez sur la touche tab pour valider). La fonction est alors insérée et une bulle d'aide apparaît sous la barre de formule pour vous guider dans la saisie :

• Complétez les arguments de la fonction. Dans notre exemple, il n'y aura qu'un seul argument : la plage de cellule A1:A5.

Certaines fonctions acceptent plusieurs arguments. C'est le cas de la fonction SOMME, ce qui nous permet d'additionner des valeurs de plusieurs plages de cellules par exemple.

Excel impose la règle suivante : en cas de saisie de plusieurs arguments pour une même fonction, il faut séparer ceux-ci avec un point virgule.

Par exemple, si on souhaite additionner le contenu des plages A1:A5 et D1:D5, la fonction SOMME s'écrira ainsi : =SOMME(A1:A5;D1:D5).

Utilisation de la boîte de dialogue

La barre de formule dispose d'un bouton Insérer une fonction :

Ce bouton active une boîte de dialogue permettant de vous guider dans le choix et l'utilisation des fonctions :

Vous pouvez alors :

• soit taper la description de la fonction que vous cherchez dans la zone Recherchez une fonction. Un mot clé suffit dans la plupart des cas, par exemple semaine, si vous cherchez la fonction qui permet de connaître le n° de la semaine d'une date,  ou absolu sur vous cherchez la fonction permettant de connaître la valeur absolue d'un nombre.
  Excel listera les fonctions correspondantes dans la liste Sélectionnez une fonction, dans laquelle vous n'aurez plus qu'à choisir la fonction voulue et cliquer sur Ok.
• soit sélectionner une catégorie dans la liste déroulante (par défaut sont affichées les dernières fonctions utilisées), puis choisir la fonction voulue dans la liste Sélectionnez une fonction et cliquer sur Ok.

Une fenêtre permettant de saisir les arguments de la fonction apparaît alors. Dans l'exemple qui suit, nous avons choisi la fonction MAX, qui donne la valeur la plus grande parmi une liste de valeur :

Remarquez que nous n'avons saisi qu'un argument (la plage A1:A5), et qu'Excel nous indique les valeurs qui seront prises en compte. Le deuxième argument est optionnel.
Excel nous donne le résultat de la formule, et fourni une explication de la fonction et de ses arguments. Pour plus de précisions, un lien vers la documentation de Microsoft est disponible en cliquant sur Aide sur cette fonction.

En cliquant sur Ok, la fonction est insérée dans la cellule avec ses arguments, et le résultat y apparaît directement.

Autres accès

Le ruban d'Excel dispose d'un onglet entièrement consacré aux formules.
Vous y trouverez un bouton Insérer une fonction, qui est l'équivalent du bouton du même nom dans la barre de formule.
Sont également disponibles des listes déroulantes classant les fonctions par catégorie : récentes, financier, logique, date et heure, recherche et référence, maths et trigonométrie...

L'onglet Formules dispose également d'un bouton Somme automatique.
En cliquant sur le symbole Σ, vous insérez directement la fonction SOMME dans la cellule.
En cliquant sur la partie inférieure du bouton (où la mention Somme automatique apparaît), vous faîtes apparaître une liste déroulante comprenant un accès direct aux fonctions SOMME, MOYENNE, NB, MAX, MIN (ainsi qu'à Autres fonctions qui est l'équivalent du bouton Insérer une fonction) :

Vous retrouverez dans l'onglet Accueil du ruban le bouton Somme automatique, au sein du groupe Edition :

Enfin, pour être tout à fait complet, il existe un dernier accès aux fonctions dans Excel : lorsque vous tapez le signe = dans une cellule, la zone Nom (qui est immédiatement à gauche de la barre de formule), affiche les dernières fonctions utilisées sous forme de liste déroulante, ainsi qu'un accès à Autres fonctions :