Vos données à traiter sont réparties dans plusieurs feuilles de calculs ? Fusionnez-les avec Power Query pour les retraiter, les analyser ou les consolider plus facilement.
Différentes façons de fusionner des fichiers
Comme souvent avec Excel, il n'existe pas une solution unique pour résoudre un problème. Voici quelques méthodes courantes de fusion de fichiers dans Excel :
- Le traditionnel copier-coller : c'est souvent la méthode la plus utilisée. Vous créez un classeur, dans lequel vous pouvez coller les données provenant d'autres fichiers. Cela requiert d'ouvrir les fichiers les un après les autres et de copier la plage de cellule concernée pour chaque tableau. Pas de soucis s'il s'agit d'une opération ponctuelle, avec un petit nombre de fichiers ou si les données à fusionner sont relativement simples. Cependant, cela peut devenir fastidieux et source d'erreurs si vous avez de nombreux fichiers à fusionner.
- Les fonctions d'Excel RECHERCHEV, RECHERCHEX par exemple permettent de récupérer des données d'un fichier en utilisant des critères communs. Cette méthode a l'avantage de permettre l'actualisation automatique des données, si le contenu d'une ou plusieurs feuilles de calculs est modifié. Mais elle échoue si le nom des fichiers a changé, car celui-ci est contenu "en dur" dans la formule.
- La fonctionnalité de consolidation de données d'Excel permet de fusionner plusieurs plages de données, en réalisant une opération (somme, moyenne, etc...). Vous pouvez spécifier les plages de cellules à consolider, y compris dans plusieurs fichiers. Mais vous n'accéderez qu'à la consolidation, et pas au détail de vos données. Si vous souhaitez réellement mettre bout à bout le contenu de vos fichiers, cette fonctionnalité n'est pas celle que vous recherchez.
On pourrait également citer la programmation de macro en VBA... Mais nous recherchons ici une solution simple et flexible à la fois. C'est Power Query qui nous l'offre !
Fusionner des fichiers avec Power Query en 5 étapes
Power Query est une fonctionnalité puissante d'Excel qui permet d'importer, de transformer et de fusionner des données provenant de différentes sources. Avec Power Query, vous pouvez créer des requêtes pour charger et combiner les fichiers, appliquer des transformations de données complexes, filtrer, trier, regrouper, etc... C'est une option très flexible et automatisable pour la fusion de fichiers.
En plus, son utilisation pour combiner les fichiers en un seul est particulièrement simple!
Voici, pas à pas, les 5 étapes de fusion avec Power Query :
Étape 1 : Préparation des fichiers
Les fichiers doivent être structurés de la même manière, c'est à dire qu'ils doivent comporter les mêmes colonnes et les mêmes types de données. Par exemple, nous allons agréger des fichiers qui ont tous la structure suivante :
Assurez-vous de placer tous les fichiers que vous souhaitez agréger dans le même dossier :
Étape 2 : Ouvrir Excel et créer une nouvelle requête
Ouvrez Microsoft Excel et cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban supérieur. Dans la section "Obtenir et transformer les données", sélectionnez "A partir d'un fichier" et choisissez "A partir d'un dossier".
Étape 3 : Sélectionner le dossier contenant les fichiers
Dans la boîte de dialogue "Depuis un dossier", cliquez sur le bouton "Parcourir" et sélectionnez le dossier contenant les fichiers à agréger. Cliquez sur "OK" pour fermer la boîte de dialogue.
Étape 4 : Vérifier la liste des fichiers trouvés par Power Query
La liste des fichiers du dossier s'affiche dans une nouvelle fenêtre. Vérifiez que tous vos fichiers y apparaissent bien.
Cliquez ensuite sur le bouton Combiner, puis Combiner et charger dans le coin inférieur droit :
Etape 5 : combiner les fichiers
Power Query analyse un fichier à titre d'exemple, et vous présente le résultat. Il se base par défaut sur le premier fichier, mais vous pouvez vérifier avec un autre, grâce à la liste déroulante Exemple de fichier.
Pour faire apparaître l'aperçu, cliquez sur l'onglet du fichier à combiner, dans la partie gauche de la fenêtre (dans notre exemple, Feuil1).
Quand vous être prêt à lancer la fusion de fichiers, cliquez sur Ok.
Le résultat est alors directement chargé dans Excel, sous forme de tableau :
Notez que la première colonne indique le nom du fichier. Vous pouvez la supprimer...
Excel fait apparaître à droite de l'écran un bandeau Requêtes et connexions, qui vous indique notamment le nombre de lignes chargées. Vous pouvez fermer cette fenêtre :
Il ne vous reste plus qu'à travailler sur vos données, par exemple avec des tris et des filtres, ou pourquoi pas avec un tableau croisé dynamique ?
Comment mettre à jour la fusion de fichiers avec Power Query ?
Excel nous a permis de fusionner nos fichiers grâce à Power Query, mais vous souhaitez peut-être actualiser cette fusion en fonction de l'arrivée de nouveau fichiers, ou la modification de certains.
L'actualisation est très simple à réaliser ! Cliquez d'abord sur une cellule quelconque de votre tableau. Puis allez dans le ruban, onglet Données, et cliquez sur Actualiser. C'est tout !
Power Query est un outil très puissant mis à notre disposition dans Excel. La fonctionnalité de fusion de fichier qu'il offre est particulièrement pratique, et présente bien plus de rapidité et de souplesse que les solutions classiques. N'hésitez pas à revenir sur ce pas à pas en 5 étapes pour votre prochaine agrégation de fichiers !
