Filtrer un tableau Excel

Filtrer les données d'un tableau excel

Excel propose plusieurs méthodes pour filtrer une plage ou un tableau :

• Le filtre automatique et les segments affichent ou masquent des valeurs selon vos critères, en préservant les données de votre tableau.
• Le filtre avancé est utilisé lorsque les critères sont plus complexes.
• La fonction FILTRE() renvoie les données filtrées dans une nouvelle plage de cellules.

Le filtre automatique

Quel est le rôle du filtre automatique ?

Le filtre automatique est une fonctionnalité d'Excel qui permet de n'afficher que les lignes qui correspondent à vos critères. Les autres lignes sont masquées. Le filtre peut être modifié ou supprimé. Dans ce cas, les lignes qui avaient été masquées par le filtre sont à nouveau affichées.

Créer un filtre automatique en 4 étapes

1. Sélectionnez la plage de données

Indiquez d'abord à Excel quel tableau doit être filtré. Pour cela, la méthode la plus rapide consiste à cliquer sur une cellule quelconque du tableau : Excel déterminera automatiquement les limites de la plage de données.

Dans nos exemples, nous nous appuierons sur le fichier des communes de France, mis en ligne par Planète Excel.

2. Activez le filtre

Allez dans l'onglet Accueil du ruban, et cliquez sur l'icône Trier et Filtrer du groupe Edition, puis sur Filtrer :

Vous pouvez également aller dans l'onglet Données du ruban, et cliquer sur l'icône Filtrer du groupe Trier et filtrer :

Vous pouvez sutout utiliser un raccourci clavier pour aller plus vite : appuyez simultanément sur les touches ctrl + shift + L. Le filtre est automatiquement appliqué à la plage de donnée.

Bon à savoir : si vous avez converti votre plage de données en tableau, le filtre automatique est déjà activé !

3. Filtrez les données selon vos critères

Le filtre est visible aux différentes flèches qui ont été ajoutées à chacun des titres de colonne :

Pour afficher les options de filtre à appliquer à une colonne, cliquez simplement sur cette flèche, qui fera apparaître la boîte de dialogue du filtre :

Filtrer selon une valeur :

Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir une valeur (texte ou nombre) qui correspond à votre critère de sélection :

Filtrer un tableau Excel

Vous pouvez également utiliser la liste de valeurs à cocher. Cliquez sur la flèche du filtre de la colonne : les différentes valeurs présentes dans la colonnes apparaissent dans une liste. Il suffit de décocher Sélectionner tout, de cocher celles qui vous intéressent et de cliquer sur OK :

Filtre textuel ou numérique :

Utiliser un filtre textuel est très pratique lorsqu'on veut faire apparaitre une donnée texte qui répond aux conditions suivantes :

• Est égal à
• Est différent de
• Commence par
• Se termine par
• Contient
• Ne contient pas

Une boîte de dialogue vous permet de saisir l'expression cherchée (ici, sur le critère Commence par) :

Vous pouvez même ajouter une condition supplémentaire cumulative (Commence par et Ne contient pas par exemple) ou exclusive (Commence par ou Se termine par par exemple) !

Cliquez sur Ok : le tableau est filtré selon le critère saisi.

Pour les nombres, utilisez un filtre numérique avec les conditions suivantes :

• Est égal à
• Est différent de
• Supérieur à
• Supérieur ou égal à
• Inférieur
• Inférieur ou égal
• Entre
• 10 premiers
• Au-dessus de la moyenne
• En-dessous de la moyenne

Une boîte de dialogue vous permet de saisir l'expression cherchée (ici, sur le critère Supérieur ou égal), avec toujours la possibilité de saisir une condition supplémentaire (Est supérieur ou égal à 1000 et Est Inférieur ou égal à 10000 par exemple) :

Filtrer selon une couleur :

Vous avez coloré certaines des lignes de votre tableau avec une couleur de police ou de fond de cellule, et voulez les filtrez ? Il existe un filtre pour cela :

Comment trier à partir du filtre automatique ?

Le filtre automatique vous permet également de trier vos données ! Son menu comporte des options de tri ascendant ou descendant, ou de tri par couleur :

Excel offre des options de tri plus avancées, consultez cette partie du cours pour les connaître : trier une liste ou un tableau.

Comment supprimer un filtre automatique ?

Effacer le filtre d'une colonne

Lorsque une colonne est filtrée, la flèche est remplacée par un filtre  :

Pour supprimer le filtre appliqué à cette colonne, il suffit de cliquer sur et de choisir Effacer le filtre :

Supprimer le filtre du tableau

Si vous souhaitez totalement supprimer le filtre, il suffit de sélectionner un cellule quelconque du tableau, puis de décocher le filtre dans l'onglet Accueil du ruban :

Vous pouvez réaliser la même opération à partir de l'onglet Données :

Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier ctrl + shift + L : c'est le plus rapide !

Filtrer un tableau grâce aux segments

Les segments sont des boutons qui  permettent de filtrer et défiltrer vos données en un clic. Ils sont supers efficaces et leur effet visuel est garanti !

Les segments fonctionnent sur les tableaux. Voici comment procéder :

1. Cliquez sur une cellule quelconque de votre tableau, et rendez-vous dans l'onglet Création de tableau.
2. Cliquez ensuite sur Insérer un segment.
3. Une boîte de dialogue s'ouvre : sélectionnez les colonnes qui vous permettront de filtrer le tableau
4. Pour chaque colonne sélectionnée, vous disposez maintenant de boutons vous permettant de filtrer les valeurs :

Vérifiez que les dates et les heures sont stockées en tant que dates et heures… Si le résultat obtenu n’est pas celui que vous attendiez, il se peut que la colonne contienne des dates ou des heures stockées en tant que texte au lieu d’être stockées en tant que véritables dates ou heures !

Filtrer un tableau grâce au filtre avancé

Le filtre avancé est une fonctionnalité qui vous permet de filtrer des données de manière plus complexe que le filtre automatique ou les segments.

Voici comment utiliser le filtre avancé dans Excel en 4 étapes :

1. Créez la zone de critères

A côté de la plage de données à filtrer, créez un petit tableau reprenant les entêtes de colonnes que vous souhaitez filtrer. Laissez un espace suffisant en dessous pour saisir vos critères. Ce tableau s'appelle la plage de critères. Vous pouvez utiliser  des opérateurs de comparaison comme "=", ">", "<", etc...

2. Sélectionnez la plage ou le tableau à filtrer

Sélectionnez la plage de données en cliquant sur une cellule à l'intérieur de la plage de données que vous souhaitez filtrer :

3. Activez le filtre avancé

Dans l'onglet Données du ruban, cliquez sur Filtre avancé :

Dans la boîte de dialogue Filtre avancé qui s'ouvre, la plage de données à filtrer est déjà indiquée. Saisissez la zone de critère et choisissez où placer les résultats : vous pouvez choisir de filtrer la plage de données sur place (choix par défaut) ou spécifier une nouvelle plage où les données filtrées seront affichées.

Cliquez sur le bouton Ok pour appliquer le filtre :

Voici un récapitulatif des manipulations à effectuer :

Il est toujours possible de modifier votre saisie dans la zone de critère pour filtrer différemment vos données. Allez à nouveau dans l'onglet Données du ruban, cliquez sur Filtre avancé, pour faire apparaître à nouveau la boîte de dialogue, puis validez : le filtre est appliqué avec les nouveaux critères.

Filtrer un tableau avec la fonction filtre

La focntion FILTRE est une fonction dynamique, c'est à dire qu'elle affiche son résultat dans plusieurs cellules, et non pas une cellule.

Elle permet de travailler sur un ou plusieurs critères de filtrage.

Sa syntaxe est la suivante :

=FILTRE(tableau; critère)

Voici un exemple d'utilisation de la fonction. Remarquez la manière de saisir le critère : A1:A28="GAUTIER" pour cherche le nom GAUTIER dans la première colonne du tableau.

Filtre multicritères

Il est possible d'utiliser la fonction FILTRE en utilisant plusieurs critères.

Pour cela, il faut utiliser le signe multiplier (*) entre chaque critère. Par exemple, si nous cherchons les ventes de GAUTIER supérieures à 100 :

• nous utilisons l'expression A1:A28="GAUTIER" pour chercher GAUTIER dans la première colonne
• et l'expression C1:C28>100 pour chercher les montants supérieurs à 100 dans la troisième colonne.

Chaque critère doit être mis entre parenthèse et lié au suivant grâce à l'opérateur de multiplication : (A1:A28="GAUTIER")*(C1:C28>100). Vous pouvez ainsi cumuler autant de critères que vous le souhaitez ! Voici la formule complète :

Gestion des erreurs

Si la fonction FILTRE ne trouve aucun résultat, elle renvoie une erreur #CALC!

Pour l'éviter, vous pouvez indiquer une valeur ou un texte à afficher en 3e paramètre. Dans l'exemple suivant, nous affichons le texte "Aucun résultat" :